Kuinka järjestää päiväsi: tuottavuuden nerojen tekniikat

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Aika on niukka ja korvaamaton resurssi. Opi käyttämään sitä viisaasti.

Benjamin Franklin -menetelmä

Benjamin Franklin oli saippuantekijän poika, mutta itseorganisoitumisen ja kurinalaisuuden ansiosta hän menestyi monilla aloilla: politiikassa, diplomatiassa, tieteessä, journalismissa. Hän on yksi Amerikan yhdysvaltojen perustajista - hän osallistui itsenäisyysjulistuksen ja maan perustuslain luomiseen.

Franklinin muotokuva on esillä 100 dollarin setelissä, vaikka hän ei koskaan ollut Yhdysvaltain presidentti. Hänelle on tunnustettu sellaisten iskulauseiden kirjoittaja kuin "Aika on rahaa" ja "Älä lykkää huomiseen, mitä voit tehdä tänään."

Aika oli todella tärkeä Franklinille.

Rakastatko elämää? Älä sitten tuhlaa aikaa, sillä aika on kangas, joka muodostaa elämän. Benjamin franklin

20-vuotiaana Franklin kehitti itselleen ajanhallintajärjestelmän, jota hän käytti koko elämänsä ajan. Aikalaiset kutsuivat sitä "Franklinin pyramidiksi" (kutsutaan joskus myös "tuottavuuspyramidiksi" - tuottavuuspyramidiksi).

Pyramidi perustuu elämän arvoihin. Nämä ovat moraalisia ohjeita ongelmien ratkaisemisessa. Franklin kutsui niitä hyveiksi.

Hän tunnisti itselleen 13 hyvettä: pidättyvyys, hiljaisuus, järjestyksenrakkaus, päättäväisyys, säästäväisyys, kova työ, vilpittömyys, oikeudenmukaisuus, maltillisuus, puhtaus, tyyneys, siveys ja sävyisyys.

Työstääkseen itsensä joka päivä Franklin aloitti erityisen muistikirjan, johon hän otti sivun jokaiselle elämänperiaatteelle. Hän rivitti jokaisen sivun seitsemään sarakkeeseen (viikonpäivät). Sitten hän piirsi 13 vaakasuoraa viivaa hyveiden lukumäärän mukaan.

Siten hän keskittyi joka päivä johonkin hyveeseen, ja iltaisin toreilla hän pani merkille "moraalisen täydellisyyden" tiellä tehdyt virheet.

Franklinin pyramidin seuraava askel on globaali tavoite. Se perustuu elämän periaatteisiin ja vastaa kysymykseen: "Mitä haluan saavuttaa n ikään mennessä?" Maailmanlaajuinen tavoite voi olla esimerkiksi lääkärille halu päästä osaston päälliköksi 35-vuotiaaksi ja esimiehelle - oman startupin käynnistäminen.

Benjamin Franklin on todellakin tehtäväsuunnittelun esi-isä. Hän piti aina rutiinista ja kirjoitti kirjaimellisesti jokaisen askeleensa. Siksi edelleen hänen pyramidissaan ovat:

• yleissuunnitelma - vaiheittaiset ohjeet globaalin tavoitteen saavuttamiseksi;
• pitkän aikavälin suunnitelma - tavoitteet seuraavalle 3-5 vuodelle;
• lyhyen aikavälin suunnitelma - tehtävät seuraavalle vuodelle ja kuukaudelle;
• viikon ja päivän suunnittelu.

Pyramidin kaikki vaiheet sijaitsevat peräkkäin - jokainen seuraava perustuu edelliseen.

Lähtö

Jotta voit järjestää päiväsi Franklin-menetelmän mukaan, sinun on määritettävä elämän perusperiaatteet, asetettava globaali tavoite ja laadittava suunnitelma sen saavuttamiseksi.

Pitkän ja lyhyen tähtäimen suunnitteluun voit käyttää jotakin sähköisistä työkaluista tai luoda paperimuistikirjan ja ottaa käyttöön "Quick Notes" -järjestelmän.

Stephen Coveyn menetelmä

Stephen Coveyta pidetään yhtenä Franklin-järjestelmän seuraajista. Hän on kansainvälisesti tunnettu johtamisen asiantuntija ja valmentaja. Covey on ammattipuhuja ja monien kirjojen kirjoittaja. Yksi heistä pääsi Time-lehden vaikutusvaltaisimman talouskirjallisuuden listalle.

Tämä on aikaansa edellä oleva kirja, The Seven Habits of Highly Effective People. Covey kirjoitti sen vuonna 1989, mutta siitä ei tullut bestsellerit ennen kuin se julkaistiin uudelleen vuonna 2004.

Coveyn konsepti perustuu seitsemän taidon sarjaan.

1. Teroita sahaa, eli kehitä itseäsi jatkuvasti.
2. Saavuttaa synergiaa eli pyrkiä molempia osapuolia hyödyttävään vuorovaikutukseen.
3. Ole aktiivinen.
4. Yritä ensin kuulla ja vasta sitten tulla kuulluksi.
5. Aloita kuvittelemalla lopputavoite.
6. Ajattele Win-Win.
7. Tee ensin se, mikä sinun on tehtävä ensin.

Tehtävien jako- ja priorisointimatriisi auttaa toteuttamaan jälkimmäisen taidon. Covey lainasi sen Yhdysvaltain 34. presidentiltä Dwight David Eisenhowerilta.

Kaikki tehtävät on jaettu neljään ryhmään:

1. Kiireellinen ja tärkeä (tehtävä mahdollisimman pian);
2. Ei-kiireellinen tärkeä (strategiset tehtävät, joiden määräaika on kaukana);
3. Kiireellinen ja merkityksetön (sinun on tehtävä se nopeasti, mutta voit lykätä tai olla tekemättä sitä itse);
4. Ei kiireellisiä ja merkityksettömiä (sellaiset tapaukset voidaan yleensä poistaa tai antaa kolmansille osapuolille).

Coveyn mukaan menestyvät ihmiset joutuvat harvoin aikaongelmiin, sillä he selviävät nopeasti luokkien 1 ja 3 tehtävistä ja uhraavat asioita ruudusta 4 säälimättä. ratkaista ongelmia ruudulta 2, koska ne ovat edistyksen veturi.

Lähtö

Voit olla tehokkaampi kirjoittamalla päivän lopussa tai alussa tehtäväsi ylös ja priorisoimalla Eisenhower-matriisia (tai Covey-matriisia, kumpi haluat). Voit tehdä tämän käyttämällä Eisenhower (iOS) tai MyEffectivenessHabits (Android) -sovellusta. Yritä pitää suhde: 40% - tärkeät kiireelliset asiat, 60% - tärkeät ei-kiireet.

Tim Ferrissin menetelmä

Timothy Ferriss on suosittu tuottavuusguru. Hänen julkisten esiintymistensä tallenteet keräävät miljoonia katselukertoja, ja kirjoja myydään samassa valtavassa levikissä.

Ei ihme - kukapa ei haluaisi "työskennellä 4 tuntia viikossa, ei töissä töissä" puhelusta puheluun "ja samalla asua missä tahansa ja rikastua"? Ferrissin samanniminen kirja on noussut ykköseksi The New York Timesin ja The Wall Street Journalin bestseller-listoilla.

Hänen menetelmänsä perustuu kahteen pilariin:

1. Pareton laki: 20 % ponnistelusta antaa 80 % tuloksesta ja loput 80 % ponnistelusta - vain 20 % tuloksesta. Tämä tarkoittaa keskittymistä toimintoihin, joilla on todella merkitystä.
2. Parkinsonin laki: Työ täyttää kaiken sille varatun ajan. Tämä tarkoittaa, että tehtävää on varattava täsmälleen sen verran kuin sen suorittamiseen tarvitaan.

Sinun ei tarvitse pidentää työpäivääsi saadaksesi enemmän aikaan. Päinvastoin, lyhennä sitä, keskity vain siihen, mikä on todella tärkeää. Hävitä kaikki muu, ulkoista tai delegoi.

Ferrissin lähestymistapa noudattaa suunnittelutekniikkaa 1-3-5. Sen olemus on yksinkertainen: tehtävälistalle lisätään yksi tärkeä asia, kolme keskikokoista ja viisi pientä. Yhteensä yhdeksän. Ne jakautuvat a priori kiireellisyyden mukaan, mikä auttaa pääsemään eroon hätätilanteen tunteesta.

Ferriss vastustaa moniajoa ja tiedon ylikuormitusta. Kun useita asioita tehdään samanaikaisesti, huomio hajoaa. Tämän seurauksena tuottavuus ei nouse, vaan laskee. Sama pätee jatkuvaan tiedon imeytymiseen. Jatkuva postin, pikaviestien ja sosiaalisten verkostojen tarkistaminen luo vain väärän tunteen, mutta ei tuo sitä lähemmäs tavoitetta.

Mutta stressi, päinvastoin, Ferriss pitää avustajiamme.

Pelko on indikaattori. Pelko on ystävämme. Joskus hän näyttää, mitä ei saa tehdä, mutta useammin hän näyttää, mitä tarkalleen kannattaa tehdä. Tim Ferriss

On huomattava, että Tim Ferriss ei ole yksin pyrkiessään tuottavuuteen tekemällä vähemmän työtä. Stever Robbins, kirjan The 9 Steps to Working Less and Getting More kirjoittaja, ehdottaa "aktiivisten päivien" menetelmää, jossa määrität itsellesi "vahtikoiran" tietyksi päiväksi seuraamaan edistymistäsi.

Lähtö

Tämä menetelmä on sinulle, jos et pysty noudattamaan tiukkaa aikataulua ja tehtävälistat eivät toimi sinulle. Järjestä päiväsi niin, että vaikeimmat ja tärkeimmät asiat vievät 20 % ajasta. Anna lopun mennä omaa tahtiaan. Toisin sanoen, jos sinun on pidettävä liikekokous, sinun on valittava päivä, aika, kesto ja noudatettava tiukasti aikataulua. Loput päivästä voidaan omistaa kaikille keskeneräisille töille.

Gleb Arkangelskin menetelmä

Gleb Arkhangelsky on ajanhallinnan asiantuntija, samannimisen yrityksen perustaja ja johtaja. Sen erikoisuus ei ole alkuperäisen kehitystyön luomisessa, vaan siinä, että se esittää ajanhallinnan menetelmät yksinkertaisella ja helposti saavutettavissa olevalla tavalla mukauttaen ne kotimaiseen todellisuuteen.

Arkhangelsky on kirjoittanut useita suosittuja yrityskirjoja: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive ja muut.

Jälkimmäinen on suosituin. Time Drive tutkii suunnittelun, tavoitteiden asettamisen ja motivaation merkitystä sekä tehokkaita ajanhallinta- ja viivyttelytekniikoita.

• "Sammakot". Kaikilla on tylsiä tehtäviä, joita lykätään jatkuvasti myöhemmäksi. Nämä epämiellyttävät teot kerääntyvät ja murskaavat psykologisesti. Mutta jos aloitat joka aamu "sammakon syömisellä", eli suoritat ensin jonkin epämiellyttävän tehtävän ja siirryt sitten muuhun, niin vähitellen asiat saadaan järjestykseen.
• "Ankkurit". Nämä ovat aineellisia kiinnityksiä (musiikki, väri, liike), jotka liittyvät tiettyyn tunnetilaan. "Ankkurit" ovat välttämättömiä tietyn ongelman ratkaisuun virittäytymiseksi. Voit esimerkiksi tottua työskentelemään postin kanssa klassisen musiikin parissa, ja aina kun olet liian laiska purkamaan postilaatikkoa, sinun tarvitsee vain kytkeä Mozart tai Beethoven päälle saadaksesi halutun psykologisen aallon.
• Elefanttipihvi. Mitä suurempi tehtävä (väitöskirjan kirjoittaminen, vieraan kielen oppiminen ja niin edelleen) ja mitä tiukempi määräaika on, sitä vaikeampaa aloittaa. Vaaka pelottaa: ei ole selvää, mistä aloittaa, onko sinulla tarpeeksi voimaa. Tällaisia tehtäviä kutsutaan "norsuiksi". Ainoa tapa "syöä norsu" on keittää siitä "pihvejä" eli jakaa iso bisnes useisiin pieniin.

On huomionarvoista, että Gleb Arkhangelsky kiinnittää suurta huomiota paitsi työprosessien järkeistämiseen myös lepoon (hänen bestsellerin koko nimi on "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Hän on vakuuttunut siitä, että ilman hyvää lepoa, johon kuuluu terveellinen uni ja fyysinen aktiivisuus, on mahdotonta olla tuottava.

Lähtö

Suunnittele joka päiväsi. Todoist, Wunderlist, TickTick ja muut vastaavat ohjelmat ja palvelut auttavat sinua tässä. Jaa monimutkaiset suuret tehtävät yksinkertaisiin pieniin. Tee aamulla epämiellyttävin työ, jotta voit jäljellä olevana aikana tehdä vain sitä, mistä pidät. Kehitä laukaisimia, jotka auttavat sinua selviytymään laiskuudesta, ja muista sisällyttää lepo aikatauluusi.

Francesco Cirillon menetelmä

Et ehkä tunne Francesco Cirillon nimeä, mutta olet todennäköisesti kuullut Pomodorosta. Cirillo on tämän kuuluisan ajanhallintatekniikan kirjoittaja. Kerran Francescolla oli ongelmia opintojensa kanssa: nuori mies ei voinut keskittyä millään tavalla, hän oli koko ajan hajamielinen. Yksinkertainen keittiöajastin tomaatin muodossa tuli apuun.

Pomodoro-menetelmän ydin on, että työlle varattu aika on "pomodoro". Yksi tomaatti = 30 minuuttia (25 minuuttia työhön ja 5 minuuttia lepoon). Käynnistämme ajastimen ja työskentelemme mahdollisimman tehokkaasti ja mahdollisimman vähän häiriötekijöitä 25 minuuttia. Äänimerkki kuuluu - on viiden minuutin tauon aika. Sitten käynnistämme ajastimen uudelleen.

Siten tuottavuutta mitataan päivässä suoritettujen "tomaattien" lukumäärällä. Mitä isompi sen parempi.

Jotta et kuluttaisi 25 minuuttia miettimään asioita itse, sinun on tehtävä luettelo tehtävistä etukäteen. Siinä voit myös merkitä kokonaisten "tomaattien" määrän (tehtävän eteen laitetaan risti) ja häiriötekijöiden (laitetaan heittomerkki). Tämän avulla voit määrittää, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kesti ja kuinka vaikea se oli.

Pomodoro-menetelmä on edullinen ja joustava. Halutessasi - pidä tehtävälistaa paperilla ja mittaa 25 minuutin jaksoja keittiöajastimella tai jos haluat - käytä erikoispalveluita ja -sovelluksia.

Windows	OS X ja iOS	Android

Cirillon mukaan "tomaatin" optimaalinen kesto on 20–35 minuuttia. Mutta kun olet oppinut tekniikan, voit kokeilla ja muuttaa intervalleja itse.

Voit tutustua Francesco Cirillon menetelmään yksityiskohtaisesti.

Lähtö

Tee päivän alussa tehtävälista ja jatka pomodoroilla. Jos huomiosi häiriintyy 25 minuutin sisällä, laita tehtävän viereen symboli '. Jos aika on kulunut umpeen, mutta tehtävää ei ole vielä suoritettu, laita + ja varaa seuraava "tomaatti" sille. Viiden minuutin tauon aikana vaihda kokonaan työstä lepoon: kävele, kuuntele musiikkia, juo kahvia.

Joten tässä on viisi perusajanhallintajärjestelmää, joilla voit järjestää päiväsi. Voit tutkia niitä tarkemmin ja ryhtyä jonkin tekniikan anteeksiantajaksi tai kehittää omaasi yhdistämällä erilaisia tekniikoita ja tekniikoita.

GTD - vaihtoehto ajankäytölle

David Allen, GTD-metodologian luoja, on yksi tunnetuimmista henkilökohtaisen tehokkuuden teoreetikoista. Hänen kirjansa Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity valittiin Time-lehden vuosikymmenen parhaaksi yrityskirjaksi.

Termi Getting Things Done on muotisana, ja monet ihmiset rinnastavat sen virheellisesti ajanhallintaan. Mutta jopa Allen itse kutsuu GTD:tä "tekniikaksi henkilökohtaisen tehokkuuden parantamiseksi".

Näin asian asiantuntija Vjatšeslav Sukhomlinov selitti eron ajanhallinnan ja GTD:n välillä.

Vyacheslav Sukhomlinov ravintolatilan toiminnanjohtaja. GTD Practical Application Expert ei ole ajanhallintaa. Ajanhallinta on mahdotonta. Kaikilla on yhtä monta tuntia vuorokaudessa. Ajan määrällä ei ole merkitystä, vaan sillä, millä sen täytät. Sinun on kyettävä käsittelemään suuria saapuvia tietovirtoja, määrittämään, mitä toimia tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi, ja tietysti toimimaan. GTD on juuri sitä. Tämä on tietty tapa ajatella ja elää. Ja GTD on myös virtaustilasta ja psykologisen stressin vähentämisestä.

Oletko valmis väittelemään? Tervetuloa kommentteihin. Mikä on mielestäsi enemmän GTD:ssä - ajanhallinta vai henkilökohtainen tehokkuus? Kerro myös, mitkä tekniikat auttavat sinua järjestämään päiväsi.