20 tehokasta ajanhallintatekniikkaa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Järjestä elämäsi niin, että et hukkaa hetkeäkään.

1. Sääntö 1-3-5

Päivän työtunnit ovat rajalliset, ja 1-3-5-säännön avulla voit käyttää sen viisaimmin. Sen olemus on seuraava: päivässä voit tehdä vain yhden suuren tehtävän, kolme keskikokoista ja viisi pientä. Tapauksia on kaikkiaan yhdeksän, ei enempää eikä vähempää. Sääntö auttaa siivoamaan rauniot vähitellen, olemaan ajoissa ja olematta ylityöllistettyjä.

2. Kolmen sääntö

Niille, jotka eivät ole sopusoinnussa numeroiden kanssa tai eivät voi tehdä yhdeksää asiaa päivässä, Chris Bailey, My Productive Year -kirjan kirjoittaja, keksi kolmen säännön. Siinä sanotaan, että kolmen tärkeimmän asian tekeminen joka päivä riittää olemaan tuottava.

Sen sijaan, että hajotat energiaasi ja huomiosi pariin tusinaan tarkistuslistaan, valitse vain kolme päivän tärkeintä tehtävää ja keskity niihin. Valitse seuraavana päivänä kolme muuta ja niin edelleen. Tämä pitää sinut keskittyneenä. Samaa sääntöä voidaan soveltaa tavoitteiden asettamiseen viikolle, kuukaudelle tai vuodelle.

3. Menetelmä 10 minuuttia

Onko sinulla tehtävä, jota et halua aloittaa? Sano itsellesi: "Teen tätä vain 10 minuuttia ja sitten menen lepäämään." Todennäköisesti tänä aikana vedetään työhön etkä voi enää pysähtyä.

4. Pomodoro

Tämän järjestelmän keksi Francesco Cirillo helpottaakseen kokeisiin valmistautumista. Se auttaa keskittymään helposti hajamielisiin ihmisiin. Se on myös hyvä tapa hallita, kuinka paljon aikaa käytät tiettyyn työhön.

Pomodoro toimii näin: otat ajastimen ja asetat sen 25 minuuttiin. Keskity sen jälkeen työhön. Kun 25 minuuttia on kulunut, lepää 5 minuuttia ja tee se sitten uudestaan. Neljän syklin jälkeen pidät suuren puolen tunnin tauon.

5. Menetelmä 90/30

90/30-menetelmää käyttävät kirjailija ja bloggaaja Tony Schwartz, Bufferin perustaja Leo Widrich, kirjallisuuskriitikko Benjamin Che Kai Wai ja yrittäjä Thomas Oppong.

Sen olemus on seuraava: työskentelet kovasti 90 minuuttia, sitten lepää puoli tuntia ja toista sitten sykli. Tässä tapauksessa ensimmäiset 90 minuuttia, jotka omistat päivän tärkeimmälle tehtävälle, ja seuraavat osat vähemmän tärkeille asioille.

Yalen asiantuntijan Peretz Lafeen The Enchanted World of Sleep -tutkimuksen mukaan 90 minuuttia on optimaalinen aika ihmiselle keskittyä tehokkaasti yhteen tehtävään. Ja puoli tuntia riittää täydelliseen lepoon, minkä vahvistaa neurofysiologi Nathan Kleitmanin tutkimus Sleep and Wakefulnessista.

6. Menetelmä 52/17

Tämä on yksityinen versio edellisestä menetelmästä. Se ei eroa muusta kuin numeroista: työskentelet 52 minuuttia ja sitten lepäät 17 minuuttia. The Muse -työvoimapalvelun DeskTime-sovelluksella tekemän kokeilun The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity mukaan nämä ajanjaksot auttavat sinua pysymään tuottavana ja välttämään ylityötä. Käytä siksi 52/17-menetelmää, jos sinusta tuntuu, että sinulla ei ole voimaa työskennellä 90 minuuttia peräkkäin.

7. Sammakon syöminen

Menetelmän keksi Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motivoiva puhuja ja itseapukirjailija Brian Tracy. Hän kutsuu "sammakot" epämiellyttäviksi ja vaikeiksi tehtäviksi, jotka sinun on suoritettava vastahakoisuudestasi huolimatta. Tee yksi asia heti päivän alusta – syö sammakko. Ja sitten sinun on helpompi: heität tämän kiven sielustasi ja varmistat itsellesi hyvän tuulen koko päiväksi.

8. Aikalohkot

Yksi epämiellyttävä asia tehtäväluetteloissa on, että ne eivät anna käsitystä siitä, kuinka kauan tehtävä kestää. "Osta leipää" ja "Valmis raportti" vievät yhden rivin luettelossa, mutta nämä tehtävät ovat vertaansa vailla monimutkaisuuden ja tärkeyden suhteen.

Kalenteri on paljon parempi kuin tehtävälista: sen avulla voit hallita aikaa visuaalisesti. Näet suuren lohkon ja ymmärrät, että tehtävä ei ole helppo. Siksi kokeile "aikalohkojen" tekniikkaa: laita ne kalenteriin ja varaa jokaiselle aika tehtävän monimutkaisuuden mukaan. Ja kun teet tätä tai tätä tehtävää, älä anna muiden häiritä.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) on yritysvalmentajan David Allenin keksimä tuottavuusjärjestelmä. Sen pääperiaatteet ovat seuraavat:

1. Kirjoita muistiin kaikki tekosi ja ideasi yhteen paikkaan, niin kutsuttuun Saapuneet-kansioon.
2. Lajittele Saapuneet-kansion sisältö ajoittain priorisoimalla ja ajoittamalla tehtävät. Sijoita muistiinpanot kansioihin niiden sisällön mukaan - "Työ", "Koti", "Ostokset" ja niin edelleen.
3. Suorita tarkistuksia - heitä pois tarpeettomat muistiinpanot, yliviivaa valmiit tapaukset, siirrä merkityksensä menettäneet materiaalit arkistoon.
4. Kun kaikki on suunniteltu, jatka toteuttamista. Tehtävät, jotka voidaan suorittaa muutamassa minuutissa, ratkaista heti. Muut voidaan delegoida tai sijoittaa kalenteriin.

Löydät kaikki GTD:n hienoudet oppaastamme.

10. ZTD

Leo Babauta, tuottavuusblogin Zenhabits kirjoittaja, uskoo, että David Allenin GTD-järjestelmä on erittäin monimutkainen ja vaatii liikaa vaivaa. Hän tarjoaa Zen to Done -järjestelmän. Sen noudattamiseksi sinun on kehitettävä 10 yksinkertaista tapaa.

1. Kerää kaikki tiedot Saapuneet-kansioon.
2. Käsittele kaikki tietueet jättämättä niitä takapolttimeen.
3. Suunnittele päätavoitteesi kullekin päivälle ja suurimmat tavoitteesi viikolle.
4. Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan hajauttamatta huomiotasi.
5. Luo yksinkertaisia, lyhyitä tehtäväluetteloita.
6. Järjestä muistiinpanosi luokkiin niiden sisällön perusteella, aivan kuten alkuperäisessä GTD:ssä.
7. Tarkista muistiinpanosi säännöllisesti ja päästä eroon tarpeettomista asioista.
8. Yksinkertaistaa. Pienennä tehtäviesi ja tavoitteidesi luetteloa, kirjoita lyhyesti ja selkeästi.
9. Viritä työhön noudattamalla tiettyä päivittäistä rutiinia koko ajan.
10. Tee mitä todella haluat tehdä.

11. Kanban

Japanilainen tuottavuusmenetelmä, jonka avulla voit seurata mitä olet tekemässä, mitä olet jo tehnyt ja mitä on tehtävä tulevaisuudessa. Kanban visualisoi työnkulun visuaalisesti.

Otat tarrataulun (tai rekisteröidyt tehtäväpäälliköksi, kuten Trelloon) ja piirrät siihen kolme saraketta: To do, Doing, Done. Kirjoita sitten asiasi tarralapuille ja laita ne sopivaan sarakkeeseen riippuen siitä, mitä olet tekemässä ja mitä olet jo tehnyt.

12. Kahden minuutin sääntö

Tämä sääntö on olennainen osa GTD:tä, mutta sitä voidaan käyttää, vaikka et olisi Allenin tekniikan fani. Jos tehtävä kestää alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi. Joten purat aivosi, koska sinun ei tarvitse enää muistaa tätä tapausta.

13. Nolla postilaatikkoa

Zero Inboxin keksi kirjailija ja suoritusasiantuntija Merlin Mann, ja se toimii hyvin GTD:n kanssa. Mann sovelsi sitä sähköposteihin, mutta voit käsitellä tapauksia, asiakirjoja, muistiinpanoja ja muita tietoja samalla tavalla. Kuten nimestä voi päätellä, tämän tekniikan tavoitteena on pitää Saapuneet-kansiosi tyhjänä.

Alkuperäisessä GTD-järjestelmässä Saapuneet-kansioon kertyi joukko merkintöjä. Sinun täytyy varata aikaa niiden lajitteluun, ja pakatuissa postilaatikoissa on helppo jättää huomiotta jokin tärkeä asia. Mann suosittelee sisällön purkamista heti sen saapuessa. Avaat Saapuneet-kansion ja päätät, mitä tehdä kullekin kohteelle: poistaa, delegoida, vastata, lykätä tai täydentää. Älä sulje sitä ennen kuin olet suorittanut yhden määritetyistä toiminnoista kaikilla elementeillä.

Lisäksi automaattiset suodattimet postissa, älykkäät kansiot ja ohjelmat asiakirjojen lajitteluun auttavat sinua säästämään aikaa.

14. Tuore tai paistettu

Tuore tai paistettu tarkoittaa "tuore tai paistettu". Tämän filosofian loi Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" -priorisointijärjestelmä, jonka on kirjoittanut bloggaaja Stephanie Lee. Hänen mukaansa aamulla herätessä aivot ovat "tuoreet", mutta päivän edetessä ne "paistuvat". Tämä tarkoittaa, että sinun on määritettävä tuottavuuden huippuhetki ja ehdittävä tehdä kaikki tärkeimmät asiat päivässä tänä aikana. Näin se toimii.

1. Päivän päätteeksi, kun olet jo väsynyt, käytä 15 minuuttia huomisen tehtävälistan luomiseen.
2. Siirrä tärkeimmät tehtävät päivän alkuun Tuore-osioon. Sinne lähetetään asioita, joista et pidä - "sammakot". Ne on tehtävä, kun sinulla on vielä voimia.
3. Vähemmän kiireelliset, vähemmän vaikeat ja miellyttävämmät asiat menevät Fried-osioon - eli iltapäivällä aikataulustasi riippuen. Ne kuormittavat aivojasi vähemmän.
4. Seuraa luetteloasi seuraavana aamuna. Kirjoita sitten uusi illalla.

Stephanie suosittelee FoF:ää ihmisille, jotka huomaavat joka ilta olevansa täysin uupuneita, mutta heillä ei ollut aikaa, vaikka he tekivät töitä koko päivän.

15. Jäävuorimenetelmä

Ramita Sethi, I Will Teach You to Be Rich -kirjan kirjoittaja, käyttää tätä menetelmää tietojen tallentamiseen myöhempää käyttöä varten. Se toimii näin: tallennat kaikki sähköpostit, muistiinpanot, artikkelit, luettelot yhteen paikkaan - esimerkiksi muistiinpanopalveluun, kuten Evernote tai Notion, tai asiakirjoina. Jaa sitten nämä materiaalit tunnisteiden, kansioiden ja luokkien avulla - kuten haluat.

Tarkista nämä tiedot 4-6 viikon välein ja mieti, voidaanko niitä soveltaa käytännössä. Jos jokin on hyödytöntä, heitä se pois tai arkistoi. Näin voit luoda oman tietopohjasi.

16. Automaattitarkennus

Suorituskykyasiantuntija Mark Forster keksi automaattisen tarkennuksen The Autofocus Time Management System -järjestelmällä. Tämä suunnittelujärjestelmä sopii luoville ihmisille, joilla on vaikeuksia seurata GTD:tä.

Kirjoita kaikki toimintasi muistikirjaan ilman järjestystä. Käy sitten luettelo läpi, valitse ne, jotka on tehtävä mahdollisimman pian, ja lajittele ne. Kun kiireelliset tehtävät on ratkaistu, jatka niistä, joista pidät nyt eniten. Jos et ole suorittanut jotain loppuun - siirrä se luettelon loppuun, palaat tähän myöhemmin. Ja toista nämä vaiheet päivästä toiseen.

17. Eisenhower Matrix

Tämän järjestelmän loi Yhdysvaltain presidentti Dwight D. Eisenhower. Matriisissa on neljä osiota tehtäville: Ei-kiireellinen ja ei tärkeä, Kiireellinen mutta ei tärkeä, Tärkeä ja ei-kiireellinen ja Kiireellinen ja tärkeä. Jaa tehtäväsi osiin ja saat selville, mihin käytät eniten aikaa ja mihin tehtäviin tulisi kiinnittää enemmän huomiota.

18. 4D-menetelmä

4D:n keksi Edward Ray, motivoiva kirjailija ja konsultti. Menetelmä on tarkoitettu auttamaan ihmisiä, jotka ovat kauhuissaan nähdessään tehtävälistansa eivätkä tiedä, kuinka lähestyä kaikkia kertyneitä esineitä.

Ray väittää, että sinun tarvitsee vain opetella ulkoa neljä sanaa D-kirjaimelle, niin et menetä sydämesi työvuorten edessä. Täällä he ovat:

• Tee - Jos sinulle on määrätty tehtävä, on parasta tehdä se nyt ja ylittää se luettelosta.
• Delegoi - kun et voi tai sinulla ei ole aikaa suorittaa jotain, mutta sinulla on suhteellisen vapaa avustaja, siirrä tehtävä hänelle.
• Poista - Jotkut asiat eivät ole niin tärkeitä. Hävitä ne poistamalla ne pysyvästi tehtäväluettelosta. Jos he yrittävät asettaa sinulle tarpeettomia velvollisuuksia, opi sanomaan "ei" kohteliaasti.
• Viive - Kun tehtävä on liian suuri tai se ei vaadi välitöntä suorittamista, sitä voidaan lykätä. Mutta sinun on ehdottomasti asetettava hänelle selkeät määräajat, muuten hän pysyy kuolleena painona.

Valitse tehtävä, tee sillä yksi 4D-toiminto ja siirry sitten seuraavaan.

19. Ajoitus

Yleensä ihmiset, jotka yrittävät olla tuottavia, seuraavat aikaa, jonka he käyttävät tärkeisiin asioihin, ja unohtavat täysin huomioida ajanjaksot, jolloin he tekevät hölynpölyä. Tämä ongelma ratkaistaan "Ajoitus" -tekniikalla, jonka ajanhallinnan asiantuntija Gleb Arkhangelsky keksi. Sen avulla voit ymmärtää, missä aikasi kuluu, opettaa sinua olemaan tarkkaavaisempi tekemisissäsi ja vähemmän häiriötekijöitä.

Ota muistikirja ja kirjoita 5-10 minuutin tarkkuudella kaikki toimintasi ja kuinka paljon niitä teit. Tallenna työhetket, neuvottelut, kokoukset ja jopa YouTubessa ja peleissä vietetty aika. Varaa tähän pari viikkoa. Selaa sitten muistikirjaa, tunnista "kronofagisi" silmästä ja tee johtopäätökset. Ehkä sinun täytyy katsoa vähemmän hauskoja videoita tai viettää vähemmän aikaa kahvin juomiseen, tai vihollisesi ovat puhelut.

20. Tim Ferrissin menetelmä

Timothy Ferriss on tuottavuusguru, joka keksi oman kahden säännön menetelmän työn organisointiin. Ensimmäinen on 80/20-sääntö tai Pareto-periaate, jonka mukaan 80% työstämme voidaan tehdä 20% ajasta. Loput 20 % vie 80 % ajasta. Toinen on Parkinsonin laki: työ täyttää kaiken sille varatun ajan.

Ferrissin mukaan sinun ei tarvitse työskennellä kovemmin tehdäksesi kaikkea – sinun on keskityttävä paremmin. Anna sinun työskennellä täysin omistautuneena vain 20 % työajasta, mutta voit tehdä kaikki todella tärkeät asiat uudelleen. Loput 80 % voidaan käyttää yksinkertaisiin rutiineihin, jotta voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin ja välttää ylityötä.