Mikä on aikatauluvirhe ja kuinka arvioida määräajat oikein

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kuusi tapaa, joilla voit tehdä sen työssä ja arjessa.

Mikä on suunnitteluvirhe

Kolmen viime vuoden aikana olen maalannut viisi huonetta kotonani. Aloitin makuuhuoneesta ja aion hoitaa sen viikon sisällä. Viimeinen silaus tehtiin kuitenkin vasta kuukautta myöhemmin.

Luuletko, että kun aloitin toisen huoneen, olen varannut kuukauden sen maalaamiseen? Mutta ei. Olin varma: koska olin jo täyttänyt käteni, lopetan ehdottomasti viikonloppuna, maksimissaan seuraavaan. Mutta minulla meni taas kuukausi. Kuten kaikissa muissakin huoneissa. Keittiön lisäksi se kesti vielä kauemmin.

Joka kerta kun valmistauduin maalaamaan toista huonetta, odotin, että viikon tai kahden kuluttua kaikki olisi valmista. Kokemus kertoi minulle, etten koskaan tekisi sitä alle kuukaudessa. Oli kuitenkin vaikea luopua uskosta, että tällä kertaa asiat sujuu varmasti nopeammin.

Tällä liiallisella itsevarmuudella, joka saa meidät aliarvioimaan ongelmien ratkaisemiseen tarvittavaa aikaa, on nimi: suunnitteluvirhe. Psykologit Daniel Kahneman ja Amos Tversky esittelivät tämän käsitteen 70-luvun lopulla.

Tutkijat selittivät, että suunnittelussaan ihmiset usein jättävät huomiotta menneisyyden kokemuksiaan. Minun tapauksessani syynä oli se, että huoneen maalaamiseen meni kuukausi joka kerta. Yleensä keskitymme vain edessä olevaan tehtävään: tämä huone on pieni, mikä tarkoittaa, että sen maalaaminen ei kestä kauan.

Daniel Kahneman puhuu tästä yksityiskohtaisesti kirjassa Think Slow … Päätä nopeasti. Hän väittää, että suunnitteluvirheet liittyvät yleensä kahteen asiaan:

1. Emme ota huomioon, kuinka kauan samanlaisten tehtävien suorittaminen meni aiemmin.
2. Oletamme, että emme kohtaa viivästyksiä aiheuttavia komplikaatioita.

Mihin ajan väärinarviointi johtaa?

Projektijohtamisinstituutin mukaan hieman yli puolet hankkeista valmistuu aikataulussa.

Mutta on yksi asia aliarvioida huoneen maalaamiseen kuluvaa aikaa (se vain aiheuttaa sinulle vähän haittaa). On aivan eri asia tehdä sama virhe arvioitaessa työtehtäviä ja projekteja. Tässä seuraukset voivat olla paljon vakavampia.

Parhaimmillaan tämä johtaa siihen, että sinun tai tiimisi joutuu tekemään ylitöitä. Pahimmillaan - budjetin puutteeseen, pieniin voittoihin, tyytymättömyyteen pomoihin ja asiakkaisiin.

Kuinka arvioida tehtäviä oikein

Sinun täytyy lopettaa suunnittelu ja luottaa yhteen intuitioon. On parempi käyttää erityisiä tekniikoita.

1. Rakenna aikaisemman kokemuksen pohjalta

Psykologit Kahneman ja Tversky suosittelevat: ennen työn aloittamista sinun ei tarvitse vain arvioida, mitä on tehtävä, vaan myös arvioitava, kuinka paljon aikaa tällaisiin tehtäviin yleensä käytetään.

Sinun on esimerkiksi luotava uusi ominaisuus mobiilisovellukselle – selvitä kuinka paljon aikaa tiimisi käytti samanlaiseen tehtävään. Jos haluat kirjoittaa 4 000 sanan blogikirjoituksen, etsi tietoja siitä, kuinka monta tuntia tai päivää käytit viime kerralla.

Jos työskentelet yksin, helpoin tapa kerätä nämä tiedot on käyttää ajanseurantasovellusta. Käytä sitä erilaisiin tehtäviin ja käytä myöhemmin valmiita raportteja.

Ryhmätoiminnassa projektinhallintaohjelmisto on hyödyllinen. Suurin osa heistä käyttää useita tiedonkeruutapoja, esimerkiksi todellisen työajan huomioon ottamista ja Gantt-kaavion rakentamista.

2. Pyydä jotakuta toista arvioimaan tehtäväsi

Vuonna 1994 American Psychological Associationin "Personality and Social Psychology" -lehti julkaisi tulokset viidestä tutkimuksesta, jotka suorittivat Roger Buhler, Dale Griffin ja Michael Ross.

He vahvistivat, että ihmiset tekevät usein Kahnemanin ja Tverskyn kuvaileman suunnitteluvirheen. Mutta jotain muuta paljastui: usein arvioimme väärin omien tehtäviemme kustannukset, mutta voimme ennustaa melko hyvin, kuinka kauan se kestää toisella.

Tutkijat pyysivät osallistujia arvaamaan, kuinka kauan toisella kestää tietyn tehtävän suorittaminen. Vastatessaan he viittasivat useammin olemassa olevaan kokemukseen. Ja vaikka hän ei ollut paikalla, heidän arvionsa olivat paljon järkevämpiä kuin niiden johtopäätökset, joiden piti suorittaa tehtävä.

Tämä johtuu siitä, että olemme yleensä hyvin optimistisia kykyjemme suhteen. Ja paljon objektiivisempaa, kun on kyse jostain muusta. Sen sijaan, että yrittäisit arvioida tehtäviä itse, pyydä ystävää tai kollegaa tekemään se puolestasi.

3. Luo aikaväli ja ota huomioon mahdolliset viivästykset

On kuuluisia tunnettuja asioita, jotka tiedämme, että tiedämme ne. On myös tunnettuja tuntemattomia – asioita, joita tiedämme emme tiedä. Mutta vielä on tuntemattomia tuntemattomia - nämä ovat asioita, joista emme tiedä, joista emme tiedä niitä.

Donald Rumsfeld yhdysvaltalainen poliitikko

Tähän lainaukseen viitataan usein projektinhallinnassa. Selvittääkseen tuntemattomia tuntemattomia, joista Rumsfeld puhuu, johtajat käyttävät sitä, mitä he kutsuvat epävarmuuden kartioksi. Se on suunniteltu näyttämään aika, jonka tehtävä saattaa vaatia.

Kun aloitat työskentelyn projektin parissa, tiedät siitä vielä vähän. Siksi sen suorittamiseen kuluva todellinen aika voi vaihdella suuresti ennusteesta. Luulet työn kestävän kaksi päivää, mutta todellisuudessa se voi kestää kahdeksan. Tai vain muutaman tunnin.

Mutta prosessin edetessä tämä vaihteluväli pienenee. Voit kuitenkin sanoa tarkalleen kuinka paljon aikaa tarvitset lopussa - kun projekti on valmis.

Silti epävarmuuskartio mahdollistaa tarkemman arvion. Jos et tiedä paljoakaan tulevasta projektista, jaa arvioitu suoritusaika neljällä löytääksesi alueen alemman rajan, ja kerro samalla yläraja. Tulos on esimerkiksi 1-16 päivää.

Jos näin laaja valikoima ei sovi sinulle, käytä vain ylärajaa kirjanpitoon - silloin työ kestää oletettavasti 16 päivää. Tämä ei ole tarkin luku, mutta se on todennäköisesti lähempänä todellisuutta kuin alkuperäinen ennustuksesi.

4. Arvioi ongelma kolmella pisteellä

Tämä menetelmä auttaa sinua olemaan objektiivisempi. Jokaisesta tehtävästä sinun on annettava arvio:

• paras käsikirjoitus;
• pahimmassa tapauksessa;
• todennäköisin skenaario.

Ensimmäinen numero todennäköisesti vastaa alkuperäistä ennustettasi. Todennäköisimmän skenaarion arviointi voi perustua käytettävissäsi oleviin empiirisiin tietoihin. Ja kun arvioit pahinta, sinun on otettava huomioon, kuinka kauan kestää, jos asiat menevät pieleen.

Laske keskiarvo kolmella numerolla. Jos esimerkiksi paras skenaario on kolme päivää, todennäköisyys on viisi päivää ja pahin yhdeksän, lisää vain: 3 + 5 + 9 = 17. Jaa sitten tämä luku kolmella. Se osoittautuu keskimäärin 5, 67 päivää - tämä on ennuste vaadittavasta ajasta.

5. Laske virheprosentti

Steve Pavlina, Personal Development Course for Smart People -kirjan kirjoittaja, suosittelee laskemaan kertoimen, kuinka väärässä olet suunnittelussasi. Jatkossa tätä numeroa voidaan käyttää kaikkiin tehtäviisi.

Arvioi aikaa useille tehtäville, jotka sinun on suoritettava lähitulevaisuudessa. Kirjoita oletuksesi ylös. Kun olet lopettanut työn, pane merkille, kuinka paljon kulutit lopulta.

Lisää kaikki ajoitetut ajat yhteen. Tee sama todellisen kanssa. Jaa nyt kaikki todellinen aika alkuperäisellä arviolla - saat haluamasi suhteen.

Arvioit esimerkiksi, että useiden tehtävien suorittamiseen kuluu 12 tuntia. Lopulta käytimme 15. Virheprosentti: 15/12 = 1,25 Tämä tarkoittaa, että tehtävien suorittaminen kesti 25 % pidempään kuin suunnittelit.

Nyt, kerro aina alkuperäiset arviosi tuloksena olevalla virhekertoimella - niin ne ovat tarkempia.

6. Suorita arviointi vuorokauden tuottavimpina aikoina

Amerikkalainen analyytikko ja talouskirjallisuuden kirjailija Daniel Pink kirjassaan Timehacking. Kuinka tiede auttaa meitä tekemään kaiken ajallaan”, sukelsi kronotyyppejämme – sisäisiä kelloja – koskevaan tutkimukseen.

Hän tutki, kuinka ne vaikuttavat siihen, miten tunnemme koko päivän. Ja huomasin, että kronotyypit eivät vain ohjaa fyysistä ja henkistä toimintaamme, vaan myös määräävät, mihin aikaan vuorokaudesta olemme luovimpia ja milloin olemme alttiita positiivisille ja negatiivisille ajatuksille.

Pink lainaa Scott Golderin ja Michael Macyn tutkimusta, jotka analysoivat ihmisten mielialaa Twitterissä. He havaitsivat, että käyttäjien viestit eivät yleensä ole kovin positiivisia heikon tuottavuuden aikoina.

Useimmille ihmisille tämä lasku tapahtuu keskellä päivää, heti lounaan jälkeen. Golderin ja Macyn mukaan on epätodennäköistä, että olet hyvällä tuulella tänä aikana. Tämä voi auttaa sinua välttämään liiallista itsevarmuutta ja optimismia ja sen seurauksena suunnittelemaan tehokkaammin.

Siten jälkimmäisen menetelmän ydin on arvioida tehtäviä tuottavuuden laskun aikana. Tämä on noin kuusi tuntia heräämisen jälkeen. Mutta voit vain odottaa, kunnes hajoamisen ja väsymyksen tunne tulee.

Tarkista työn tulosten perusteella, oletko päässyt lähelle todellisuutta suunnittelemalla aikasi tällä tavalla.

Suunnitteluvirheen ymmärtäminen auttaa sinua arvioimaan tehtäviä oikein. Et ehkä pysty hallitsemaan taipumustasi yliarvioida omia kykyjäsi. Mutta jos ymmärrät, kuinka liiallinen optimismi vaikuttaa, ja yrität vähentää tätä vaikutusta, tulet paljon paremmin hallitsemaan aikaasi.