3 tapaa vapauttaa aikaa henkilökohtaiseen elämääsi, jos sinulla on paljon työtä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Puhumme delegoinnin hienouksista Beeline Business -blogin kanssa.

Tavallinen ihminen työskentelee 9-18 kahden vapaapäivän kanssa eikä tunne surua. Mutta yrittäjälle elämä on paljon vaikeampaa: sukeltaa työhön - perhe on onneton, palaa henkilökohtaiseen elämään - liiketoiminta menee miinukseen. Mutta se tapahtuu myös eri tavalla. Esimerkiksi Virgin Corporationin johtaja Richard Branson 5-6 tuntia päivässä ja Googlen ylin johtaja töihin aikaisintaan yhdeksän aamulla ja lähtee viimeistään puoli kuusi. Jotta voit tehdä saman, sinun on organisoitava liiketoimintaprosessisi oikein.

Delegoida tehtäviä

Päätä, mitä voit delegoida

Kirjoita ylös, mitkä ovat velvollisuutesi. Tämä voi olla juridisten ja taloudellisten asioiden ratkaisua, hankintojen organisointia ja valvontaa, henkilöstöjohtamista, operatiivista johtamista, strategista suunnittelua, asiakkaiden ja kumppanien etsintää. Mitä tarkempi ja yksityiskohtaisempi, sen parempi. Luettelosta käy selvästi ilmi, kenelle voit delegoida kunkin tehtävän. Vaikka siellä on pisteitä, joita et halua antaa kenellekään. Esimerkiksi strateginen suunnittelu ja kumppaneiden etsiminen.

Ilmoita kenelle valtuutat

Määritä, ketkä erityisesti voidaan määrätä kuhunkin tehtävään. Tämä voi olla työntekijäsi tai kolmannen osapuolen asiantuntija - lakimies, kirjanpitäjä, suunnittelija ja niin edelleen. Mieti, onko henkilöstösi oikealla tasolla uusiin tehtäviisi ja onko ihmisillä tarpeeksi aikaa. Ehkä sinun täytyy palkata useita asiantuntijoita kerta- tai osa-aikaisesti tai ulkoistaa osa tehtävistä?

Rajoita vastuualueita

Tehtäviä delegoitaessa tulee tehdä selväksi, mistä henkilö on tarkalleen vastuussa. Selitä, mitä tuloksia odotat häneltä, mitä prosesseja hänen tulisi tukea, kenen kanssa olla vuorovaikutuksessa ja miksi. Jokaisen työntekijän tulee myös ymmärtää, mitä päätöksiä hän voi tehdä itse ja mitkä vain sinä. Muista kertoa milloin ja missä voit soittaa tai kirjoittaa ajankohtaisista asioista saadaksesi vastauksen.

Älä toista muiden ihmisten virheitä

• Älä delegoi tehtäviä tutullesi. Hyvä ihminen ei ole ammatti. Tarvitset asiantuntijoita.
• Älä säästä työntekijöissä. Jos palkkaat huonoja asiantuntijoita, et ole tyytyväinen tulokseen.
• Älä tee työtä muiden hyväksi äläkä jaa vastuuta. Muuten delegoinnissa ei ole järkeä.
• Älä unohda seurata työntekijöitäsi, jotta voit olla varma tuloksista ja mainostaa uskollisimpia ja menestyneimpiä.
• Älä pelkää irtisanoa ihmisiä, jotka eivät pysty siihen eivätkä pyri tekemään paremmin.
• Älä delegoi sattumanvaraisesti. Ota huomioon tehtävien monimutkaisuus, työntekijöiden työllistäminen, kiinnitä määräajat ja bonukset.
• Älä viivyttele vastuiden siirtoa. Työn ymmärtäminen ja tehokas tekeminen vie aikaa.
• Älä delegoi strategisia tehtäviä. Sinä yksin päätät, mihin yrityksesi on menossa.

on verkkolehti pienille ja keskisuurille yrityksille. Täällä he kirjoittavat ymmärrettävästi Venäjän laeista, markkinoinnista ja liiketoimintakäytännöistä sekä toimiston kahvinkeittimistä ja suojasta älyjääkaapeilta.

Automatisoi prosesseja ja ohjaa kaikkea etänä

Työprosessien automatisoimiseksi on jo kehitetty helppokäyttöisiä ja ymmärrettäviä työkaluja:

• Sovellus "Mobile Enterprise Lite" ei missaa asiakaspuheluita, tarkkaile työntekijöitä, ratkaise konfliktitilanteita, analysoi mainoskuluja. Loistava vaihtoehto pienyrityksen johtamiseen älypuhelimella mistä päin maailmaa tahansa.
• CRM on myynnin hallintajärjestelmä. Se on tehokkaampi kuin Excel-laskentataulukot, koska sen avulla voit seurata kaikkea kerralla: myyntiä, varastosaldot, kulut, markkinointi ja mainonta, asiakasvirta ja niin edelleen. Suosittuja CRM-järjestelmiä ovat Salesforce, Bitrix24, Megaplan, AmoCRM.
• Internet-kirjanpito- ja maksunvastaanottojärjestelmä. Niiden avulla voit etänä nähdä rahan liikkeet, laatia laskuja, hyväksyä maksuja, luoda raportteja ja tarkistaa liittovaltion veroviranomaisilta. Esimerkkejä - "Oma yritys", "Elba", "Taivas", "Finguru". Siellä on myös valikoima "1C" -tuotteita ja palveluita niiden vuokraamiseen, jos se on kallista ostaa.
• Yrityspuhelut, sähköpostiratkaisut ja sosiaalisen median järjestelmät.

Jos et ole valmis radikaaleihin toimenpiteisiin

Vähennä suoraa osallistumistasi liiketoimintaan ja yritä työskennellä toimiston ulkopuolella. Ja salli sama työntekijöillesi – samalla säästät vuokrassa.

• Mieti, kuinka voit kätevästi tallentaa asiakirjoja ja muita resursseja, jotta kaikki tarvitsevat pääsevät käsiksi niihin.
• Valitse projektinhallintatyökalu, kuten Trello, Asana tai Planner Todoist.
• Kirjaa sopimukseen etätyöntekijän työtunnit tai vasteaika.
• Aseta tehtäviä asettaessasi selkeät määräajat niiden suorittamiselle.
• Kirjaa työntekijöiden työn tulokset CRM-järjestelmään.
• Kommunikoi nopeasti lähettiläissä.
• Järjestä online-konferensseja.
• Älä unohda työntekijöiden koulutusta.
• Palkitse parhaat.

Huomaa, että etätyöstä verkossa on monia myyttejä. He esimerkiksi uskovat, että kauko-ohjaimia on vaikea hallita, ne ovat tehottomia ja yleensä ne voivat varastaa salaisia tietoja. Kaikki tämä voidaan kuitenkin ratkaista. Älä seuraa työntekijöitä, vaan vaadi heiltä tuloksia. Tehottomat ihmiset voidaan korvata. Tallenna tietosi turvallisiin yrityspilviin – ne ovat yhtä turvallisia kuin toimiston lähiverkko.