Kuinka olla sähköpostiorja: 7 vinkkiä LinkedInin johtajalta

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Valtava määrä ihmisiä kohtaa saman ongelman joka päivä: sähköposti, joka on suunniteltu virtaviivaistamaan ja organisoimaan työ- ja viestintäprosesseja, muuttuu usein ilkeäksi valvojaksi, joka pakottaa sinut pitämään silmällä saapuvia ihmisiä aivan kuin työskentelisit liukuhihnalla.. Heti kun hajamielinen tulee, jatkuvasti kerääntyvä tieto muuttaa nopeasti siistin ja puhtaan postilaatikon kaatopaikaksi, jonka siivoaminen on sitä vaikeampaa, mitä kauemmin postiin ei palata.

Tänään tarjoamme sinulle LinkedInin toimitusjohtajan Jeff Weinerin yksinkertaisia vinkkejä sähköpostivuorovaikutusten hallintaan. Tämä päivystävä mies on pakotettu pitämään yhteyttä satoihin ihmisiin päivittäin, ja hänellä on useita temppuja, joiden avulla hän ei hukku tähän tietovyöryyn.

Saapuneet-kansiostani on tullut työnkulkuni keskeinen keskus - kommunikoin säännöllisesti yli 4 300 työntekijän kanssa 26 kaupungissa ympäri maailmaa postitse. Tämä ei tarkoita sitä, että olisin aina ollut sähköpostin ystävä tai ettei minulla ole ollut tilanteita, joissa työni postin parissa olisi muistuttanut Sisypho-työtä.

Joka tapauksessa olen vuosien varrella kehittänyt useita käytännön ohjeita, joiden avulla olen siirtynyt käsitteestä "posti hallitsee minua" käsitteeseen "Minä hallitsen postia".

1. Haluatko saada vähemmän postia - lähetä vähemmän postia

Tämä neuvo näyttää naurettavan yksinkertaiselta, varsinkin tällaisen yleisen ongelman yhteydessä, mutta itselleni pidän sitä onnistuneen sähköpostinhallinnan kultaisena sääntönä.

Tämän johtopäätöksen sain työskennellessäni edellisessä yrityksessä, jossa kaksi lähimmäistä henkilöä lähti yrityksestä. He kommunikoivat erittäin tehokkaasti ihmisten kanssa, työskentelivät ahkerasti ja, kuten kävi ilmi, lähettivät paljon postia. Yrityksen työskentelyn aikana sähköpostin kautta tuleva kirjeenvaihto vaikutti täysin normaalilta, mutta heidän lähdön jälkeen huomasin, että sähköpostini liikenne väheni noin 20-30 %.

Kaikki tämä postissa tapahtuva toiminta ei ollut vain heidän kirjeitään: niihin oli minun vastaukseni, mutta myös kirjeenvaihtoon oli liitetty kirjeitä ja vastauksia kaikilta vastaanottajilta. Usein nämä viestit eivät vaatineet pakollista osallistumistani keskusteluun.

Siitä hetkestä lähtien asetin itselleni selvän ehdon - en kirjoita turhaan. Tulos: vähemmän postia ja enemmän postilaatikkotilauksia työtehtävistä tinkimättä. Siitä lähtien olen yrittänyt olla poikkeamatta tästä säännöstä.

2. Merkitse odottavat sähköpostit lukemattomiksi

Sähköpostin merkitseminen lukemattomaksi on muuttanut perusteellisesti tapaani käsitellä postia. Minulle riittää, että käyn nopeasti läpi saapuvat kirjeet, vastaan välittömästi kiireellisimpiin ja poistan tarpeettomat. Samat kirjaimet, joihin minun täytyy palata myöhemmin, jos on aikaa, merkitsen lukemattomiksi. Tämä poistaa pelon siitä, että tärkeä kirje, joka on luettu ja jätetty vastaamatta, unohtuu ja hautautuu postilaatikon syliin. Sama lähestymistapa mahdollistaa eräänlaisen ToDo-listan toteuttamisen, johon minun on palattava myöhemmin.

Pyrin lopettamaan jokaisen työpäivän vähintään sellaisilla vireillä olevilla kirjeillä, ja ihannetapauksessa niitä ei pitäisi olla ollenkaan. Jos minulla ei tänä päivänä ole aikaa palata heidän luokseen, aloitan heidän kanssaan seuraavana työaamuna.

3. Laadi selkeä postitusaikataulu

Viime vuosina elämäni työpäivinä on sujunut melko selkeän aikataulun mukaan. Herätys klo 5:00-5:30 aamulla, tunti postiin, uutisten lukeminen, aamiainen, leikkiminen lasten kanssa, treenit, toimisto, kotiintulo, lasten nukkuminen, illallinen vaimonsa kanssa, lepo (yleensä tämä on television katselua ja siihen liittyvää Saapuneet-kansion siivousta mainosten ja tylsien hetkien aikana).

Kävi ilmi, että tällaista aikataulua noudattamalla voin helposti hallita postia, mutta heti kun aikataulua muutetaan hieman, alkaa kaaos postilaatikossa.

Tässä tapauksessa et tunne kasvavaa painetta oivalluksesta, että laatikkosi jää yhtäkkiä ilman valvontaa. Aikataulun pitäminen oikeilla jäljillä auttaa pitämään asiat hallinnassa. Se auttoi Benjamin Franklinia, se auttaa sinuakin.

4. Ilmaise itseäsi selkeämmin

Muistatko rikkinäisen puhelimen pelin? Se oli silloin aika hassua, mutta nyt kaikki huomioidaan työn ja bisneksen käsitteessä, eikä peleihin jää aikaa.

Sanat ovat erittäin tärkeitä, ja ne on valittava erittäin huolellisesti, jotta vältetään epäselvyydet ja väärinkäsitykset. Mitä yksiselitteisemmin ja selkeämmin ymmärrät tekstisi, sitä vähemmän todennäköisesti saat toisen kirjeen, jossa pyydetään selventämään ensimmäistä.

5. Ajattele vastaanottajia

Usein näyttää siltä, että monet pitävät kentät Vastaanottaja- ja Kopio-kentät samoina. Itse asiassa voit heidän avullaan tehdä selväksi, keneltä vastaanottajista odotat vastausta ja kenelle kirjeestä lähetettiin kopio, jotta hän pysyisi ajan tasalla.

Itse asiassa se, että ei korosteta vastaanottajia, joilta vastausta vaaditaan, on nopein tapa saada paniikkia ja hämmennystä kirjeenvaihdossa. 6 vastaanottajaa yhden vastaanottajan sijasta ja 5 kopiota ovat 5 ylimääräistä mahdollista vastausta, joista jokainen voi kasvaa kokonaiseksi erilliseksi kirjeketjuksi.

6. Vahvista vastaanottaminen

Jos sinut on ilmoitettu vastaanottajaksi ja kirje on todella osoitettu sinulle, älä ole laiska ilmoittamaan lähettäjälle, että sait kirjeen. Et tarvitse paljon sanoja, pelkkä "vastaanotettu" tai "vastaanotettu" riittää. Tämä on merkki siitä, että olet vastaanottanut tiedot kokonaisuudessaan ja riittävässä määrin ja että lähettäjän ei enää tarvitse lähettää sinulle muuta samasta aiheesta.

Jos et ole vahvistanut vastaanottamista, lähettäjä on täysin tietämätön kirjeestä. Ehkä se eksyi laatikkosi syvyyksiin? Jos tämä on tärkeää tietoa, epäilys ja ahdistus pakottavat lähettäjän kirjoittamaan sinulle toisen kirjeen, jossa pyydetään vahvistamaan ensimmäisen kirjeen vastaanottaminen tai kysymään joltain toiselta läsnäolostasi työpaikalla. Mukana on ylimääräisiä ihmisiä, ylimääräisiä kirjeitä lähetetään ja vastaanotetaan.

7. Pidä tunteet poissa postista

Sähköposti voi olla hyödyllinen työkalu oikein käytettynä. Siitä voi tulla myös tuhoava voima, jos sitä käytetään väärin. Yleisin esimerkki on postin käyttö kiistanalaisten, ristiriitaisten ja arkaluonteisten asioiden keskustelemiseen.

En lakkaa hämmästyttämästä, kuinka ihmiset käyttävät kirjeenvaihdossa sanoja ja ilmaisuja, joita he eivät koskaan sanoisi saman yleisön edessä.

Jos yhtäkkiä löydät itsesi sellaisesta kirjeenvaihdosta, tee yksi yksinkertainen asia - lopeta. Voit ratkaista riidan tai ristiriidan nostamalla puhelimen ja soittamalla vastaanottajalle tai tapaamalla hänet henkilökohtaisesti. Tällaisia herkkiä asioita ei pitäisi käsitellä tekstikirjeenvaihdossa. Teksti ei välitä tunnekomponenttia, intonaatiota ja muita tärkeitä asioita, jotka voivat olla ratkaisevia asian rakentavan ratkaisun kannalta.

(Jeff Weinerin kautta)