Yksinkertainen sääntö postin jäsentämiseen auttaa sinua säästämään aikaa ja tulemaan tuottavammaksi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Getting Things Done (GTD) -järjestelmän kirjoittaja jakoi elämänhakkeroinnin, joka auttaa häntä selviytymään nopeasti pienistä tehtävistä.

Lukemattomat viestit kerääntyvät heti sähköpostiin. Tämä häiritsee jatkuvasti ja vaikeuttaa ajan tehokasta hallintaa.

Tuottavuusguru David Allen käyttää niin sanottua kahden minuutin sääntöä, joka auttaa sinua selviytymään ruuhkaisesta postilaatikosta. Heti kun uusi kirje saapuu, Allen tekee päätöksen. Jos siihen voidaan vastata kahdessa minuutissa tai vähemmän, se vastaa välittömästi. Jos vastausta on harkittava vakavasti, hän ohittaa kirjeen.

Älä lykkää myöhemmäksi sen, mitä voit tehdä kahdessa minuutissa.

Kirjeet, jotka on otettava huomioon, hän siirtää toiseen kertaan. "Päätösten tekeminen henkisesti väsyttää meitä", Allen selittää. "Kenkien valitseminen aamulla kuluttaa henkistä energiaa, aivan kuten päätettäessä kenet palkata."

Pienetkin päätökset väsyttävät. Siksi Allen palaa yksittäisiin kirjeisiin, kun hänellä on niihin aikaa ja energiaa. Useimmiten hän käsittelee niitä aamulla.

Yritä kohdella postia samalla tavalla. Jos et halua, että jokainen uusi kirje häiritsee sinua, lajittele postilaatikkosi, kun sinulla on vapaa-aikaa tai kun sinulla ei ole energiaa suuriin tehtäviin.

Kahden minuutin sääntö auttaa tyhjentämään postilaatikkosi ja päätäsi. Älä vain käytä sitä kaikkiin tehtäviin: et voi tehdä kahden minuutin tehtäviä koko päivää.