Kuinka järjestää työtila ja toimistoaika

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kaikki työ toimistossa alkaa omasta työtilasta, mutta usein ihmiset eivät kiinnitä tarpeeksi huomiota tähän hetkeen. Työtila ei ole vain huonekalut ja tietokone, vaan myös suunnittelu, työnkulku, lisätyökalut. Tämä artikkeli sisältää yksinkertaisia vinkkejä työpaikkasi asianmukaiseen järjestämiseen.

Kaikki alkaa työpaikalta.

D. Carnegie

Työ alkaa työpaikasta ja sen organisaatiosta. Tietysti on poikkeuksia luovien ja ainutlaatuisten persoonallisuuksien muodossa, joille tämä asia ei ole niin tärkeä. Mutta heilläkin on oma luova häiriöjärjestelmä, vaikka he eivät sitä tunnustaisikaan. Suurin osa ihmisistä työskentelee tavallisten työpisteiden ääressä tavallisissa toimistotiloissa, ja seuraavat vinkit on tarkoitettu heille.

Työpöytä

Oikea työympäristö virittää mielen oikeaan rytmiin. Et pidä taloasi sotkussa ja tiedät tarkalleen missä ja mikä on. Sama on työpaikalla: kaiken pitäisi olla paikoillaan, eikä mitään ylimääräistä, joka voisi häiritä päätehtävistä.

Miten kaikki alkaa, kun tulet juuri töihin? Työpöydältä. Ja tietokoneella on yleensä pinoja papereita, hajallaan olevia paperitavaraa, mukeja, hyödytöntä matkamuistoa ja pölyä. Ja mikä on sisäinen tila tällaisen työpaikan takana? Kokoamaton. Et tietenkään ajattele niin, mutta alitajunta on jo päättänyt kaiken. Mikä tahansa todellisuus on ympärilläsi, niin olet sinäkin. Ja tietoisuus otti tämän ajatuksen vastaan, ja mielialasi on poissa.

Pidä työpöytäsi aina siistinä. Aloita päiväsi pyyhkimällä pölyä, säätämällä valaistusta, kirjoittamalla hyödyllisiä tietoja tarroihin, pesemällä kahvikuppisi, täyttämällä kalenterisi - ryhdy vauhtiin. Nämä yksinkertaiset toimet antavat energiaa seuraavaan työhön.

Ihanteellinen työpaikka on työkalu työhön, mukava valaistus, välttämättömät paperitarvikkeet ja yksinkertaiset huonekalut työntekijälle.

Kuinka työskennellä: seisten vai istuen? Sinä päätät. Minusta istuminen on parempi, mutta ehdottomasti pitää pitää taukoja: kävellä, lämmitellä vähän, saada raitista ilmaa, kiivetä 2-3 kerrosta ylös portaita. Työaikatauluni: 45 minuuttia - keskeytyksetön tehtävä, 15 minuutin tauko, sitten 1 tunti jatkuvaa työtä ja 15 minuuttia lepoa. Näin työpäivä rakentuu.

Älä unohda omaa kaappiasi tai arkistoasi, sillä jokaisella työntekijällä on aina oma henkilökohtainen tiedosto tai paperiarkisto. Voit myös säilyttää kaapissa henkilökohtaisia esineitä, joita et halua esitellä. Jokaisen hyllyn ja kaapin tulee täyttää tehtävänsä eikä leikata muiden elementtien kanssa. Tämä helpottaa asiakirjojen ja erilaisten lisävarusteiden käsittelyä.

Sähköinen asiakirjojen hallinta

Tee varmuuskopiot työkoneellesi tallennetuista töistäsi, asiakirjoista, projekteista, palvelutiedoista ja lähetä ne yrityksen palvelimelle tai pilvitallennustilaan.

Kuinka paljon energiaa ja hermoja ihmiset kuluttavat kadonneen tiedon takia! Tietokone kaatui, jumiutui, joku poisti vahingossa tärkeitä tietoja. Älä toista heidän virhetään ja tee varmuuskopioita. Älä anna olosuhteiden hallita sinua ja työtäsi.

Älä asenna tarpeettomia sovelluksia, useimmat tarvittavat toiminnot suoritetaan vakioohjelmistopaketeissa. Jos hallitset tietyn työvälineen sujuvasti, pyydä johtoa tai IT-osastoa asentamaan se perustelemalla tehokasta työskentelyäsi.

Toinen yksinkertainen vinkki: yritä pitää kiinni yhdestä asiasta sähköisessä tilassasi. Jos pidät Yandex-palveluista, valitse ne, jos Google-palvelut - työskentele niiden kanssa. Tiedät työkalujen kaikki vahvuudet ja heikkoudet ja pystyt myös nopeasti asentamaan järjestelmäsi uuteen paikkaan. Kilpailu uusista ohjelmista ei aina ole perusteltua.

Luo työasemalla henkilökohtainen yksinkertainen sähköinen hierarkia. Sinun pitäisi löytää kaikki vanhat asiakirjasi nopeasti. Tämä on erityisen tärkeää, kun sinua vaaditaan ratkaisemaan kiireellisesti jotain ja olet unohtanut, missä nämä tiedot on tallennettu.

Skannaa kaikki tärkeimmät asiakirjat. Osastojen välillä syntyi paljon työristiriitoja joidenkin tärkeiden paperien katoamisen vuoksi.

Suunnittelu

Oletko huomannut, että työstä tulee joskus sotkua: joukko tehtäviä, keskusteluja, kokouksia, papereiden tarkistusta. Ja sinä pyörit tässä loputtomasti. Näytät työskentelevän, mutta sitä on vaikea kutsua työksi. Kaiken tämän takana ei näy yleiskuvaa siitä, mitä tapahtuu, ja tämä on yksi nykyajan tuottavuuden ongelmista: tekoja on, tuloksia on myös, mutta niitä ei rutiinissa kovin huomaa.

Tämän välttämiseksi on tarpeen laatia tehtävä- ja toimintasuunnitelma päivälle, viikolle ja jopa kuukaudelle.

Useimmat käyttävät muistikirjoja tai päiväkirjoja. Kyllä, se on hyvä, mutta paperi on "random access memory", se tallentaa kaiken sujuvuuden ja päätieto katoaa sivujen runsaudessa. Vihko tai päiväkirja on jo arkaainen tapa suunnitella. Päiväkirjassa et näe tapahtumien kokonaiskuvaa, älä ymmärrä milloin on parempi tehdä yksi asia ja milloin toinen, ja voit myös jättää huomiotta jonkin tärkeän tapahtuman. Ei ole mitään keinoa kerätä vaadittuja tietoja ja tehdä kattavaa analyysiä. Kuvittele, kuinka monta sivua sinun on selattava, jotta voit koota tarvittavat tiedot.

Nyt työajan järjestämiseen on tarjolla monia sovelluksia ja verkkopalveluita. Uskokaa minua, näin kannattaa tehdä, jos haluaa työskennellä tuottavasti tilanteesta ja mielialasta riippumatta. Tehtävälistalla on nykyään kyse tehokkaasta tehtävien ja ajanhallinnasta.

Käytän kontekstisuunnittelujärjestelmää Gleb Arkhangelskyn Outlook-ympäristössä. Mitä pidän siinä: työkalun yksinkertaisuus ja tehokkuus, tuttu sovellus, kalenterin, tehtävien ja postin yhdistäminen samassa tietotilassa, integrointi toimistosovellusten kanssa. Jokainen työntekijä voidaan kouluttaa tähän suunnittelujärjestelmään lyhyessä ajassa.

Tässä muutamia vinkkejä työajan järjestämiseen:

• Suunnittele joustavasti, kontekstissa, ei tiukasti ajoissa.
• Opi ymmärtämään mikä on tärkeää ja mikä ei.
• Selviydy helposti merkityksettömistä asioista.
• Arvosta käytetyn ajan laatua, älä itse aikaa.
• Sano ei itsellesi ja muille ihmisille tarvittaessa.
• Aloita päiväsi haastavilla ja epämiellyttävillä tehtävillä.
• Kun suunnittelet työtehtäviä ja projekteja, aseta niille määräajat.

Voimakas psykologinen temppu on yliviivata suoritettu tehtävä tai laittaa rasti sen eteen. Tämä antaa sinulle lisää sisäistä energiaa upeiden tulosten saavuttamiseen. Tulet huomaamaan, että kaikki ei ole turhaa.

Työskentely postin kanssa

Kuinka organisoida työ postin kanssa?

Ensinnäkin sinun on asetettava sen käyttöaika keskeytysten määrän vähentämiseksi. Tämä on parasta tehdä aamulla, kun tehtäviä alkaa muodostua, ja iltapäivällä, kun sinun on tarkistettava, miten asiat ovat.

Toiseksi, sinun ei pitäisi vastata moniselitteisiin kirjeisiin heti. Sinun on mietittävä kaikkea: valitus, vastauksen rakentaminen, lisätiedot. Yritä pitää subjektiivisuus mahdollisimman alhaisena. Unohda nopeat vastaukset, kuten kaikki tekivät sosiaalisissa verkostoissa.

Kolmanneksi, älä ylikuormita kirjeen tekstiä tiedoilla, jotka ovat ymmärrettäviä vain lähettäjälle itselleen. Yritä vastata lyhyesti ja ytimekkäästi punnitsemalla jokaista sanaa. Digiaikanamme tämä on erittäin tärkeää: ketään ei kiinnosta kahlata ainutlaatuisten johtopäätösten läpi.

Ja lopuksi, älä unohda netikettiä: vastaanottajalle puhuminen, kirjoitustyyli, tapaustiedot, yhteystiedot. Opi kirjoittamaan kirje, analysoimaan kirjoittamaasi ja kuinka hakea.

Lisätyökalu

Toinen asia, joka auttaa tekemään työstäsi tehokkaampaa, on taulu. Korvaamaton työkalu, varsinkin kun osastolla on aivoriihi tai vakavan ongelman ratkaiseminen välivaiheilla.

Ammattiurallani hallitus oli työympäristön korvaamaton ominaisuus. Siitä on hyötyä myös paperin säästämisen kannalta. Et usko kuinka monta arkkia käytetään ideoiden ja ratkaisujen selittämiseen.

Visuaalisen ajattelun (jokaisella se on) ansiosta ihmiset voivat piirtää yhteen taululle, selittää ajatuksiaan ja ehdottaa parhaita ratkaisuja ongelmaan. Jokainen voi nähdä ja ymmärtää kaiken.

Haluaisin lisätä, että musiikki auttaa minua työssäni. Sillä on positiivinen vaikutus tuottavuuteeni, varsinkin kun joudun työskentelemään toistuvien tehtävien parissa tietokoneella tai laatimaan suuria asiakirjoja. Yleensä on hyvä aloittaa aamu positiivisella musiikilla. Mutta sinun ei pitäisi kytkeä sitä päälle kaikille, muista: et työskentele yksin, jollekin musiikki vain häiritsee.