Kuinka tehdä enemmän uudessa vuonna

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Ymmärtääksesi, kuinka voit lisätä tuottavuuttasi, sinun on ensin tiedettävä, mihin tarkalleen käytät aikaa. Voit tehdä tämän seuraamalla, mitä teet päivän aikana. Sitten illalla näkee mitä ei olisi voinut tehdä ja mihin kannatti varata enemmän aikaa.

Tietenkin, jos työpäiväsi koostuu pääasiassa erilaisista tapaamisista (jos olet esimerkiksi lääkäri tai lakimies), tämä lähestymistapa ei tietenkään ole sinulle erityisen sopiva. Sitä voi kuitenkin käyttää myös työajan ulkopuolella, jos huomaat illan ja viikonlopun kuluvan huomaamatta tv-ohjelmia ja sosiaalisia verkostoja katsellessa.

Käsittele aikaa kuin ruokaa

Oikea ajanjako annetaan meille niin vaikeasti, koska aika itsessään on hyvin epämääräinen käsite. Sitä ei voi nähdä tai koskea, jopa tiedemiehet kiistelevät edelleen sen luonteesta.

Joten yritä ajatella aikaa jonakin tarkempana, kuten ruoana. Taipumus olla hajamielinen on kuin roskaruoan himo. Ajanhukkaa on ylipaino. Ja ratkaisu ongelmaan (ajan seuranta) on ruokapäiväkirjan pitäminen.

Mikä on ruokapäiväkirjojen yleinen käyttö? Ensinnäkin ylipainoisille ihmisille pelkkä tieto siitä, mitä he syövät, voi joskus olla shokki. Kaikenlaisia välipaloja ja jälkiruokia ei näytä laskettavan, ennen kuin näet ne laskettavana paperilla. Syömisen ymmärtäminen, terveellinen häpeän tunne ja päiväkirjan pitämiseen liittyvä vastuu yhdessä johtavat siihen, että laihdut nopeammin.

Samat seikat pätevät käytettyä aikaa kirjattaessa. Joten jos aiot rakentaa tuottavuuslihaksiasi, ala seurata, kuinka käytät aikaasi.

Ajan seurannan plussat

Jotta voit seurata aikaasi, sinun on kirjattava huolellisesti tunnit ja minuutit, jotka kuluvat päivässä, useiden viikkojen tai jopa kuukausien aikana. Niin paradoksaalista kuin se kuulostaakin, itse prosessi vie myös aikaa.

Tarkastellaan ensin ajan seurannan etuja ja siirrytään sitten vinkkeihin, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun.

1. Tämä on muiden tuottavuustekniikoiden perusta

Emme aloita voimaharjoittelua ilman, että päätämme nostettavan aloituspainon. Sama tulee tehdä, kun yritetään luoda uusia tapoja ja lisätä tuottavuutta. Jos emme tiedä tarkalleen, miten ja mihin käytämme aikamme, emme yksinkertaisesti pysty laskemaan oikein eri asioiden aikaa ja olemme jatkuvasti tyytymättömiä itseemme.

Jos et esimerkiksi huomaa, että vietät kokonaista tuntia päivässä sosiaalisissa verkostoissa, kuinka voit päästä eroon tästä tavasta? Ajattelet vain, että ollaksesi tuottavampi, sinun on laadittava tehtäväluettelosi eri tavalla. Vaikka sinun on vain estettävä Facebook tai VKontakte.

Käyttämäsi ajan seuranta auttaa sinua selvittämään, mitä tuottavuusstrategioita todella tarvitset.

2. Huomaat, että yliarvioit aikakustannukset

Nyt kaikki valittavat jatkuvasti kiireisyydestään ja ajan puutteesta. Mutta entä jos tämä tunne on havaintoongelma eikä asioiden todellinen tila? On mahdollista, että se johtuu siitä, että arvioit väärin, kuinka paljon aikaa eri asioiden tekemiseen kuluu.

Kun katsomme rutiinejamme, liioittelemme tiettyihin tehtäviin käytettävän ajan määrää. Ja tämä estää meitä ryhtymästä liiketoimintaan tai aloittamasta uusia harrastuksia. Ja joskus käytämme toimintaan enemmän aikaa kuin on tarpeen.

Tietenkään kaikki tapaukset eivät vain näytä aikaa vieviltä. Jotkut ovat todella aikaa vieviä. Mutta kun seuraat viettämääsi aikaa useiden viikkojen aikana, huomaat, että tietyt tehtävät valmistuvat nopeammin kuin uskoit. Näin sinulla saattaa jäädä aikaa johonkin, mitä sinulla ei ole ollut aikaa tehdä aiemmin.

3…. tai aliarvioitu

Yhtä usein aliarvioimme todellisen käytetty aikamme.

Taipumus liioitella esimerkiksi erilaisiin kotitöihin käytettyä aikaa syntyy siitä, että koemme tällaiset tehtävät raskaampina.

Stressittömään toimintaan käytetty aika kuluu yleensä ohi. Juuri nämä toimet on suljettava pois päivittäisestä rutiinistasi.

4. Se kehittää vastuuntuntoa

Kun istuit tunnin Internetissä ja palasit sitten töihin, on täysin mahdollista, että kukaan muu ei huomannut tätä. Osoittautuu, että tämä tunti on yksinkertaisesti vaipunut unohduksiin. Kyllä, tunnet syyllisyyttä jonkin aikaa, mutta sitten vain unohdat sen ja tuhlaat tunnin tai kaksi seuraavana päivänä.

Mutta kun seuraamme aikaamme, meidän on myös kirjattava muistiin tämä hukattu tunti. Tässä reaktio on täysin erilainen. Nauhoitus "Olin netissä klo 12.00-13.00" saa aikaan paljon suuremman syyllisyyden tunteen kuin pelkkä ajatus: "Oi, taas on mennyt tunti." Sinun on myönnettävä, että hukkaat tunnin.

Luonnollisesti katsoessani muistiinpanojani illalla haluan nähdä, ettei päivä ollut turha. Jos hukkaat aikaa tänään ja kirjoitit sen ylös, huomenna on helpompi olla häiritsemättä.

5. Se auttaa sinua tekemään enemmän

Joskus, kun analysoit toimintaasi jonkin aikaa, huomaat, ettei sinulla todellakaan ole mitään tekemistä. Tuhlaat aikaasi pikkuasioihin, koska se ei todellakaan haittaa työtäsi.

Jos pystyt tekemään työsi ja sinulla on vielä aikaa, mutta silti tuntuu, että päivä on tehoton, voit ottaa enemmän tehtäviä. Jos työskentelet itsellesi ja pystyt hallitsemaan omaa aikatauluasi, etsi uusia asiakkaita tai toimittajia tai kehitä verkkosivustoasi. Jos työskentelet suuressa yrityksessä, kysy johdolta, onko sinulla uusia projekteja. On epätodennäköistä, että sinua hylätään.

6. Tämä opettaa sinua olemaan suihkuttamatta useisiin asioihin kerralla

Kaikki tietävät, että moniajo on vain tuottavuuden este. Ja itse ajatus moniajosta on vain myytti. Itse asiassa emme tee useita asioita samanaikaisesti, vaan vaihdamme nopeasti tehtävästä toiseen yhä uudelleen ja uudelleen. Aivomme eivät ole rakennettu moniajoa varten, joten väistämättä missaamme jotain tai emme voi hyvin.

Kun seuraamme aikaa, seuraamme jokaista tehtävää. Ja jokaiselle tehtävälle varaamme tietyn ajan, ainakin kirjanpidon helpottamiseksi. Olemme jopa jotenkin ylpeitä, kun huomaamme, että tunti tai kaksi käytettiin yhteen tärkeään tehtävään.

Ajan myötä kehittyy kyky keskittyä yhteen asiaan, etkä enää halua yhdistää useita tehtäviä ja olla hajamielinen tärkeästä työstä. Todennäköisesti voit varata puoli tuntia tai tunti päivässä erilaisiin pieniin tehtäviin ja tehdä ne kaikki yhdellä istumalla.

Kuinka seurata aikaasi tarkasti ja tehokkaasti

Tässä on kolme keskeistä sääntöä, jotka tekevät ajanseurannastasi tehokkaimman:

• Rehellisyys … Kukaan muu kuin sinä ei näe näitä levyjä, joten älä koristele niitä. Jos et ole rehellinen itsellesi, miksi vaivautua ylipäätään tämän asian kanssa?
• Vakaus … Kestää vähintään kaksi viikkoa saadaksesi täydellisen kuvan siitä, mihin käytät aikaasi. Tee muistiinpanoja vain eläessäsi normaalia tahtia (ei ennen lomia tai lomia).
• Huolellisuus … Älä ajattele tunneissa, vaan minuuteissa. Esimerkiksi alkuaikoina kirjoita muistiin kaikki toimintasi aamusta iltaan tarkasti joka minuutti. Sitten voit siirtyä 5 ja myöhemmin 15 minuutin välein.

On kaksi tapaa seurata aikaa:

• Aikavälit … Esimerkiksi klo 9.00-9.15. Aseta ajastin 15 minuutin välein (ainakin aluksi, sitten voit pidentää aikaväliä) ja kirjoita muistiin, mitä teit.
• Tehtävät … Pidä huolta omista asioistasi ja tee muistiinpano aina, kun aloitat jotain erilaista.

Kokeile molempia tapoja ja päätä, kumpi toimii sinulle parhaiten. Ensinnäkin kirjoita kaikki minuuttiin. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, kuinka paljon aikaa kukin tehtävä todella vie ja miten päiväsi on yleensä rakentunut. Sitten voit seurata aikaa tietyin väliajoin. Tämä helpottaa asioiden suunnittelua ja huomaa, milloin olet useimmiten hajamielinen.

Voit myös lisätä muistiinpanoihisi lyhyitä muistiinpanoja. Merkitse esimerkiksi kohdan "Lukeminen" viereen, minkä kirjan tai lehden olet lukenut. Kohteen "Matkalla" viereen voit merkitä sään tai mitä kuuntelit (podcast, äänikirja, musiikki) ja "Pelattu lapsen kanssa" -merkinnän viereen mainita tietyn pelin. Joten yksinkertaisesta ajan seurannasta tulee käytännössä päiväkirja. Sinun ei tarvitse tehdä tätä, mutta saatat pitää siitä.

Kahden viikon kuluttua ajan seurannasta tulee tapa. Nyt sinun ei tarvitse kirjoittaa kaikkia toimiasi niin huolellisesti. Kiinnitä vain huomiota aikaan (ainakin työpäivän aikana) ja katso, saatko siitä kaiken irti. Jos sinusta tuntuu, että olet usein hajamielinen, palaa muistiinpanoihin.

Vaikka et enää seuraa aikaa ollenkaan tämän kahden viikon kokeilun jälkeen, yritä tarkistaa itsesi noin kerran vuodessa nähdäksesi, kuinka tapasi muuttuvat.

Digitaaliset työkalut

Siellä on paljon digitaalisia avustajia, jotka seuraavat automaattisesti aikaasi. Ja vaikka ne voivat olla hyödyllisiä (varsinkin jos et ole tehnyt muistiinpanoja useaan tuntiin ja olet unohtanut, mitä olit tekemässä jollakin hetkellä), sinun ei silti kannata luottaa niihin täysin. Vain sinä itse tiedät, mitä teit jollain sivustolla - työskentelit tai sotket. Sovellus ei määritä tätä puolestasi.

• … Tämä ohjelma toimii taustalla ja seuraa kuinka paljon aikaa vietät eri sivustoilla ja sovelluksissa. Se sopii useille käyttöjärjestelmille, mukaan lukien Android. Voit myös asettaa tavoitteita ja seurata tuottavuuden kasvuasi ohjelmassa.
• … Vaikka tämä ohjelma oli alun perin tarkoitettu freelancereille, sen pitäisi sopia kaikille. Siinä on käteviä kaavioita, jotka kuvastavat visuaalisesti edistymistäsi.
• (vain iOS). Lisää vain tavalliset tehtäväsi, napsauta niitä, kun aloitat, ja kun olet valmis, napsauta seuraavaa. Edellinen tehtävä suoritetaan automaattisesti ja sovellus asettaa ajan itse.
• … Kuten ATracker, se on eräänlainen yhdistelmä digitaalista ja analogista. Käytät digitaalista laitetta, mutta vain kirjaamiseen. Evernotea voidaan käyttää tavallisen paperimuistikirjan tavoin.

Analogiset tilat

• … Viikon aikana (joka on 168 tuntia) kirjaa ylös mitä teet ja jaa päivä 15 minuutin välein. Pidä kalenteri käden ulottuvilla, esimerkiksi työpöydälläsi tai keittiössä. Parin viikon kuluttua ymmärrät, mihin yleensä käytät aikaa ja miten voit säätää rutiiniasi.
• Tavallinen muistilehtiö. Ei ihme, että tätä pidetään klassikkona. Kirjoita vain, kun lopetat yhden toiminnon ja aloitat toisen, ja lisää tarvittaessa selityksiä. Jos esimerkiksi luet artikkelin Internetistä työasioissa, merkitse se sen mukaisesti sen sijaan, että kirjoitat vain "Lue artikkeli Internetissä".

johtopäätöksiä

Kun selaat muistiinpanojasi illalla ja näet hyvin vietetyn päivän, sinusta tuntuu, että todella ansaitset leposi ja unesi. Ajan seuranta ei muuta vain sitä, kuinka käytät joka minuutti ja joka tunti, vaan myös yleisesti ottaen käsitystäsi elämästä.

Vietä aikaa siihen, mikä todella on tärkeää. Seuraa käytettyäsi aikaa. Muuta elämäsi.